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May 04, 2023

PME : gardez cela à l'esprit lorsque vous choisissez des imprimantes

Avez-vous vu le papier disparaître de votre lieu de travail ? Bien sûr que non. Le

Avez-vous vu le papier disparaître de votre lieu de travail ? Bien sûr que non. L'idée du « bureau sans papier » sans imprimantes était un rêve en l'air, plus un espoir et un rêve qu'une chose ancrée dans la réalité.

Les aspects pratiques de la gestion de toute entreprise dictent que les PME possèdent et exploitent toujours au moins une imprimante, même en 2023. Parce que peu importe le chemin parcouru par la technologie, il semble que quelqu'un, quelque part, voudra inévitablement une copie physique d'un document numérique.

Et c'est pourquoi nous avons élaboré ce guide rapide pour toute personne sur le marché d'une imprimante de bureau qui couvre les considérations à garder à l'esprit lors de l'achat d'une imprimante.

Calculez le nombre moyen de pages que votre entreprise imprime chaque mois. Cela vous aidera à choisir une imprimante avec le cycle d'utilisation approprié et le volume d'impression mensuel recommandé. Toutes les imprimantes ne sont pas créées égales, donc connaître ces statistiques à l'avance sera d'une grande aide lors de la recherche d'une imprimante qui répond à vos besoins.

Tenez compte de la rapidité avec laquelle vous avez besoin d'imprimer vos documents. Certains sont des démons de la vitesse, tandis que d'autres vous feront attendre même les travaux les plus simples. Cela peut sembler évident, mais si votre entreprise a besoin d'une impression à grande vitesse, recherchez une imprimante avec des vitesses d'impression plus rapides. Si possible, parlez à un vendeur et demandez une démonstration pour le voir en action par vous-même.

Gardez simplement à l'esprit que les imprimantes à grande vitesse coûteront plus cher que leurs homologues plus lentes, donc un compromis entre le coût et les performances répondra au mieux à vos besoins.

Évaluez la qualité d'impression requise pour votre entreprise. Si vous avez besoin d'imprimer des documents ou des images professionnels, choisissez une imprimante avec une haute résolution et une précision des couleurs. Dans le passé, les imprimantes laser produisaient des documents de la plus haute qualité, mais la technologie à jet d'encre a parcouru un tel chemin qu'aujourd'hui, même elles peuvent produire des impressions de qualité laser.

La statistique à rechercher sur la fiche technique de l'imprimante est "DPI", ou "points par pouce". Plus ce nombre est élevé, plus les résultats d'impression sont nets. Si vous faites vos achats en magasin, demandez au vendeur s'il a des exemples d'impressions à vous montrer de l'imprimante qui vous intéresse afin que vous puissiez faire une comparaison directe.

Évaluez les exigences de votre entreprise en matière de gestion du papier. Tenez compte des formats et des types de papier utilisés par votre entreprise et procurez-vous une imprimante capable de les gérer. N'oubliez pas qu'il est beaucoup plus courant pour les imprimeurs d'imprimer des pages A4 que pour eux d'imprimer des pages A3. Recherchez des fonctionnalités telles que l'impression recto verso automatique (la possibilité d'imprimer sur les deux faces du papier sans intervention manuelle) et la présence de plusieurs bacs à papier.

Plusieurs bacs à papier permettent de charger différents types de papier en même temps. Cette fonctionnalité vous permet également de stocker plus de papier à la fois, de réduire le gaspillage de papier et de rationaliser certaines tâches. Vous pouvez, par exemple, spécifier un bac pour l'impression quotidienne, un autre pour les enveloppes et un autre pour les étiquettes, ce qui permet au personnel d'imprimer plus facilement ce dont il a besoin en ajustant les paramètres du travail d'impression.

La deuxième considération la plus importante après avoir choisi le laser ou l'encre est la façon dont l'imprimante se connecte à votre environnement informatique de bureau. Idéalement, ce que vous voulez, c'est une imprimante avec un port USB, un port LAN et une connectivité sans fil, car cela offre une flexibilité maximale lorsqu'il s'agit de donner au personnel l'accès à ses fonctions.

Le sans fil est le plus pratique car vous pouvez placer l'imprimante à peu près n'importe où dans votre bureau, donc si vous devez sacrifier quoi que ce soit, sacrifiez les deux autres connexions.

La plupart des entreprises ont également besoin de numériser, de copier et de télécopier des documents (bien que moins de personnes aient besoin de la dernière option de nos jours). Une imprimante multifonction qui fait tout cela peut vous aider à consolider votre équipement de bureau et à économiser sur les coûts et l'espace.

La considération la plus importante en ces temps économiques difficiles est peut-être le coût total de possession d'une imprimante, qui comprend le prix d'achat initial, les fournitures courantes (cartouches d'encre ou de toner, papier) et les coûts de maintenance. Recherchez des imprimantes qui offrent des fonctionnalités économiques telles que des cartouches à haut rendement ou des modes d'économie d'encre.

Assurez-vous également de connaître le coût de remplacement des fournitures, car dans certains cas, ils sont astronomiques. Il n'est pas rare de trouver des imprimantes bon marché qui coûtent presque autant que l'encre/toner de remplacement, alors assurez-vous de faire preuve de diligence raisonnable avant de vous engager.

Celui-ci est moins important en raison de la compatibilité globale, mais nous le mentionnerons quand même : assurez-vous que l'imprimante est compatible avec les systèmes d'exploitation et les applications logicielles de votre entreprise.

La plupart des imprimantes que vous achèterez ces jours-ci prennent en charge à la fois Windows et Mac et si vous utilisez un autre système d'exploitation comme Linux, il y a probablement des pilotes pour eux quelque part si vous regardez assez attentivement, donc c'est un peu discutable. Ou est-ce?

Assurez-vous de vérifier la réputation du fabricant en matière d'assistance à la clientèle ainsi que la durée et la couverture de la garantie fournie avec l'imprimante. Les avis en ligne sont une bonne source de ces informations.

Vous ne voulez pas retourner au bureau avec une panne prête à l'emploi et devoir attendre des semaines pour que l'imprimante soit réparée, car la politique de l'entreprise est de ne pas remplacer immédiatement les unités défectueuses.

Considérez la facilité d'utilisation et l'interface utilisateur de l'imprimante. Recherchez des fonctionnalités telles que les commandes à écran tactile, la navigation intuitive et les procédures de maintenance simples. Les imprimantes à écran tactile sont les meilleures ici, car tout ce que vous avez à faire est de lire l'écran et de suivre les instructions.

Les imprimantes de fabricants établis comme HP, Epson, Canon et Brother intègrent les nombreuses leçons que ces entreprises ont apprises au fil des ans sur ce que les clients attendent de leurs interfaces d'imprimante. En tant que tels, leurs conceptions ont été rationalisées pour y répondre de la manière la plus simple et la plus pratique possible.

Vérifiez les fonctions de sécurité de l'imprimante, surtout si vous manipulez des informations sensibles ou confidentielles. Recherchez des fonctionnalités telles que l'authentification des utilisateurs, le cryptage des données et les options d'impression sécurisées. Forcer les utilisateurs à saisir un code avant de collecter des documents sensibles est la méthode standard de l'industrie pour gérer ce genre de choses, et vous devez savoir si l'imprimante que vous envisagez possède cette fonctionnalité.

Consultez les avis en ligne et recherchez les recommandations d'autres entreprises ou professionnels de l'industrie qui ont de l'expérience avec les imprimantes que vous envisagez. Rien ne dit que "cette imprimante est géniale" comme les critiques élogieuses de centaines ou de milliers de personnes. De même, c'est un excellent moyen de se renseigner sur les pièges potentiels de votre éventuel achat d'imprimante avant de vous engager.

Stuff a récemment publié un article sur la question de la location ou de la possession de votre équipement professionnel, et il s'applique surtout à des choses comme les imprimantes.

Le plus grand avantage de la location d'une imprimante est que l'imprimante est entièrement le problème de la société de location. La société de location l'installe, et tout ce que vous faites est d'imprimer et de payer pour ce que vous utilisez ; s'il tombe en panne (et ce sera le cas, car les imprimantes sont nulles), le loueur doit venir le réparer, et dans un délai convenu. De même, s'il manque d'encre ou de toner, c'est au loueur de faire le plein.

L'inconvénient de la location est que vous finirez par payer plus pour l'imprimante au fil du temps par rapport à ce que vous paieriez pour la posséder. Mais puisque vous évitez aussi les problèmes qui se poseront inévitablement, cela vaut, à notre avis, la peine de payer un peu plus pour louer.

En gardant tout cela à l'esprit, vous pouvez prendre une décision éclairée et choisir une imprimante qui correspond aux besoins et au budget spécifiques de votre entreprise. Ne vous contentez pas d'acheter le premier que vous voyez, posez des questions pointues et vous trouverez probablement une imprimante qui répondra aux besoins de votre entreprise.